3.-partsomkostninger på messer: Vær opmærksom på dette

Når en virksomhed deltager på en messe, er messestanden ofte den mest synlige del af investeringen. Men udover design, opbygning og transport opstår der en række ekstra omkostninger, som mange udstillere først bliver opmærksomme på under eller efter messen.

Når man planlægger deltagelse på en messe, er fokus ofte rettet mod standens design, budskaber, mål, forplejning og den samlede oplevelse for de besøgende. Selve messestanden er en vigtig investering – men det er ikke den eneste udgift, der følger med en messe.

Udover selve opbygningen af standen opstår der nemlig en række såkaldte 3.-partsomkostninger, som kan være vanskelige at gennemskue, især hvis man ikke deltager på messer til daglig. Disse omkostninger varierer fra messe til messe, og afregnes direkte mellem udstiller og messearrangør.

Denne artikel giver et grundigt overblik over de mest almindelige 3.-partsomkostninger, forklarer hvorfor de kan være svære at budgettere, og peger på typiske misforståelser, som ofte giver anledning til overraskelser.

Hvad dækker 3.-partsomkostninger over?

3.-partsomkostninger er ydelser, som leveres af messearrangøren eller messecentret og derfor ikke indgår i Scanex' tilbud. Det er typisk ydelser, hvor arrangøren har eneret, og som af sikkerheds- eller driftsmæssige årsager ikke må leveres af eksterne.

Det kan blandt andet være:

• af- og pålæsning
• opbevaring af tomgods og værdigods
• strøm og tekniske installationer
• wirepunkter og rigging
• vand og afløb

Selvom disse ydelser bestilles og koordineres som en del af den samlede projektledelse, sendes fakturaen direkte fra messearrangøren eller messecentret til kunden.

Hvorfor er 3.partsomkostninger svære at budgettere

Et gennemgående spørgsmål er, hvorfor det altid er lidt svært at give et præcist prisoverslag på 3.-partsomkostninger lang tid før messen. Svaret er, at priserne i høj grad afhænger af detaljer, som først falder endeligt på plads sent i processen.

Derudover offentliggøres de konkrete priser først, når udstilleren får adgang til messens online bestillingsportal. Det sker ofte relativt tæt på messen og kan variere betydeligt fra land til land og fra messecenter til messecenter. 

Derudover beregnes mange ydelser ud fra tekniske forhold, som for eksempel belastning, standens placering og forbrug.

Wirepunkter og rig

Ophæng over en messestand omtales ofte samlet som rigging, men der er flere begreber i spil, som har betydning både teknisk og økonomisk.

Wirepunkter (også kaldet ophængspunkter eller rigging points) er de konkrete, godkendte punkter i messehallens loft, hvorfra der må hænges noget op. Det er disse punkter, man bestiller via messearrangørens tekniske portal. Antallet af wirepunkter, deres placering og den tilladte belastning har direkte indflydelse på prisen.

Rigging dækker selve det, der hænges op, og den tekniske løsning omkring ophænget. Det kan for eksempel være bannere, lys, LED-skærme eller andre elementer, der placeres over standen for at øge synligheden. Rigging omfatter også det nødvendige udstyr til at sikre ophænget korrekt og i henhold til gældende sikkerhedskrav.

Omkostningerne afhænger blandt andet af standens placering i hallen, loftshøjde og vægtbelastning. I nogle haller kræves pre-rig, hvor wirepunkter etableres, før opbygningen starter. Valget mellem kædetaljer, motortaljer eller faste ophæng påvirker også prisen.

Først når de tekniske detaljer er endeligt fastlagt og gennemgået af arrangørens rigging-leverandør, kan der gives en endelig pris.

Strøm – mere komplekst end mange forventer

Strøm er en anden post, hvor omkostningerne kan variere markant. Prisen afhænger ikke kun af antallet af udtag, men også af den samlede kW-belastning, fordelingen af strøm på standen og typen af installation.

En stand med enkelte skærme har helt andre behov end en stand med maskiner, køl, køkkenudstyr eller store LED-installationer. Messecentret beregner typisk både tilslutning og forbrug, og priserne fastsættes ud fra de tekniske specifikationer.

Af- og pålæsning samt opbevaring under messen

På de fleste messer skal af- og pålæsning håndteres af arrangørens officielle leverandører. Det betyder, at standmaterialer aflæsses, transporteres ind i hallen og placeres på standen mod betaling – og tilsvarende ved nedtagning.

Tomgods er tomme transportkasser, paller og emballage. Tomgods pakkes så kompakt som muligt og køres på lager under messen, hvorefter det returneres ved nedtagning.

Fuldgods (værdigods) dækker over udstyr med værdi, for eksempel værktøj, palleløftere og andet arbejdsudstyr. Denne type gods er væsentligt dyrere at opbevare og forsøges derfor altid minimeret mest muligt

Scanex’ rolle: Én kontakt – fuldt overblik

Selvom 3.-partsomkostninger ikke er inkluderet i Scanex’ tilbud, er de en integreret del af vores projektledelse. Vores projektleder:

• gennemgår messens tekniske regler og krav

• identificerer nødvendige bestillinger i god tid

• bestiller strøm, wire, vand m.m. på kundens vegne

• sikrer, at deadlines og dokumentation overholdes

Det betyder, at du som kunde ikke selv skal navigere i komplekse bestillingssystemer eller tekniske formularer.

3.-partsomkostninger er en uundgåelig del af messer – men med det rette overblik og realistiske forventninger kan de håndteres uden overraskelser. Jo tidligere man har overblik over, hvad der påvirker priserne, desto bedre kan man planlægge både budget og løsning.

En grundig forberedelse og tydelig koordinering er nøglen til en messe, hvor fokus kan blive på indholdet – ikke på uforudsete omkostninger.